仕事が忙しいと、納期を忘れてしまうことや優先順位を見失ってしまうことがあるものです。そうしたときに役立つのがタスク管理ツールです。
タスク管理ツールがあれば、仕事の抜けや遅れを少なくするとともに、効率的な進捗管理が可能になります。そこでこの記事では、個人向けとチームや企業向けに分けて、人気のタスク管理ツールを紹介します。
個人向けのタスク管理ツール5選
個人的にタスク管理ツールを使う場合、やるべきタスクの漏れをなくすこと、スケジュール管理をすることが主な目的です。ここでは、これらの目的に適した個人向けとして人気のタスク管理ツールを5つ紹介します。
Wunderlist
Wunderlistは個人向けのタスク管理ツールとしては十分な基本機能を持っています。
特徴は、まずiPhoneやAndroid端末、Windowsパソコンといったデバイスを選ばないマルチプラットフォームであることです。スマホでもパソコンでも情報を連携させられるのは、タスク管理ツールで重要な機能といえます。
また、他の人と情報を共有したいときも、メールアドレスさえわかれば、シンプルな設定でタスクを共有できるのです。ときには、タスクに関する自分の情報をメモ用紙のように同僚などに渡したいこともあるでしょう。
このようなときに便利なのがタスクのPDF出力機能です。プリントアウトもできますし、メールなどにPDFファイルとして添付して送信することも可能です。
企業向けのタスク管理ツールではより高度な連携機能もありますが、個人向けならこの方法で十分な場合も多いでしょう。
Todoist
Todoistは充実した機能が人気のタスク管理ツールです。進捗状況をグラフ化したり、するべきタスクが完了したときにメッセージを送信したりするなど、個人向けとしては高性能な機能が標準搭載されています。
そのため、企業向けのタスク管理ツールとして採用されることも多いほどです。したがって、シンプルな個人向けタスク管理ツールでは物足りなく感じている人に向いているタスク管理ツールといえるでしょう。
基本機能であるタスクの追加やラべリング機能が充実しているのも特徴です。タスクに自由にタグ付けできるのはもちろん、優先順位などで細かくラべリングすることが可能です。また、複数のタスクに親子関係を設定したり、タスクを小さなタスクに分割したりすることもできます。
Things3
Things3は美しいデザインを求める人に向いているタスク管理ツールです。優れたデザインのアプリケーションに贈られる「Apple Design賞」も2017年に受賞しています。
使用できるデバイスはmacOSやiOS、Apple WatchOSを搭載したものに限られます。しかし、そのぶんApple製品にベストマッチしています。機能面でもApple製品と親和性が高く、Siriとの連携機能を備えています。MacやiPhoneユーザーならば、Things3を選ぶメリットは大きいといえるでしょう。
自由度の高いタスク管理も人気の理由です。たとえば、当日のタスクを、昼や夜など細かく時間帯を区切ることができます。
また、タスクの開始日を当日、明日以降、日付指定など自由に選べます。細かなスケジューリングにこだわる人にとって、Things3はかゆいところに手が届くタスク管理ツールなのです。
GoogleKeep
付箋を貼るようなシンプルな操作性で人気があるのがGoogleKeepです。
現在はタスク管理ツールとしても人気のGoogleKeepですが、もともとメモを登録するためのシンプルなアプリとして開発されました。そのため操作がいたってシンプルで、タスク管理に関するほとんどの操作は、タップ、マウス操作だけでできます。
また、GoogleKeepは普段からChromeやGmailを使っている人にメリットが多いタスク管理ツールといえます。Chrome Web storeで拡張機能を追加すると、Webブラウザからタスクやメモを追加、編集することが可能です。GoogleKeepとGmailを連携することもできます。
Remember The Milk
Remember The Milkは、スピーディにタスクを追加、編集したい人に向いているタスク管理ツールです。キーボードショートカットが充実していて、慣れると非常にスピーディにタスクを登録、編集できます。
「Smart Add」機能も、素早い操作を好む人たちから支持されています。この機能はタスク名を入力した後に特定の記号をキー入力すると、「今日」や「明日」など、よく使う期間などがポップアップ表示される機能です。
そのためタスク名を入力しながら属性設定を同時に行えます。他のタスク管理ツールのように、違う設定欄でいちいち操作する必要はありません。
デメリットは、ややデザイン性が低いことです。しかし、そのぶん軽快に動作します。管理するデータも基本的に文字情報のみなので、同期も極めてスピーディです。また、潔いまでにTo-Do管理に特化することでシンプルな操作性を実現しており、操作に迷うこともありません。
チーム、企業での導入におすすめのタスク管理ツール5選
プロジェクトチームや企業内でタスク管理をしたい場合は、より多機能なタスク管理ツールが必要です。ここでは、チームや企業に導入されている人気のタスク管理ツールを5つ紹介します。
Trello
Trelloは比較的容易に企業に導入しやすいタスク管理ツールです。シンプルで使いやすいユーザインターフェイスを備えており、操作を覚える負担が少ないからです。たとえば、「進行中」や「完了」などのステータスは、付箋を貼る感覚で管理できます。日本語に完全対応している点も、導入がしやすい点に数えられます。
なお、Trelloは無料版でも基本機能が十分に使えるのが特徴です。そのため、コストをかけずにタスク管理ツールの導入をテストしたい場合にも向いています。
チーム内でコミュニケーションを取るときは、タスクごとにコメントを書き込む機能が便利です。メンバーを選んでコメントを書き込むと、一斉にコメントが通知されます。
メールでのやり取りとは比較にならないほど、タイムリーで密なコミュニケーションができることでしょう。また、タスクに期限を設定すると、24時間前にメンバーに自動で通知されるのも便利です。
Backlog
Backlogは2018年度に日本におけるユーザー数が100万人を突破するなど、国内で多くのシェアを獲得しているタスク管理ツールです。Backlogの特徴は基本機能が充実していることに加え、業務管理ツールが充実している点にあります。
たとえば、課題管理やガントチャートを含めてタスク管理ができます。さらに、Wikiによるドキュメント管理も標準機能として搭載されています。
また、共有ストレージ機能があるのも特徴です。他の多くのタスク管理ツールはファイル添付しか共有方法がないのに対して、Backlogはストレージ自体を共有できます。これにより、大容量ファイルを扱えるうえ、柔軟なファイルのやり取りも可能です。
Asana
Asanaの最大の特徴は、リスト形式とカンバン形式いずれかのレイアウトを柔軟に選べることです。タスク管理がしやすい形式は、通常、企業単位ではなく、業務ごとに異なるものです。
Asanaはプロジェクトチームごとにレイアウトを選択できるのが大きなメリットです。どちらの形式でタスク管理をするにしても、個々のメンバーのカレンダーとの連携機能が使えます。この機能は進捗状況や納期などによって、タスクを自動的に分別して、連絡が必要な人にわかりやすく通知する機能です。
仕事の漏れや遅れを防ぐとともに、必要な連絡をある程度自動でできるメリットがあります。なお、Asanaはチュートリアルが充実していることでも評判です。
新規プロジェクトでAsanaに慣れていないメンバーが加わる場合などに、対応しやすいといえます。
Wrike
ティファニーやGoogleなど、名立たる大企業から採用されているタスク管理ツールがWrikeです。
タスク管理ツールとプロジェクト管理ツールを融合させたような高機能なシステムを備えています。そのため、人数が多いプロジェクトや企業全体に導入するのに適しています。Wrikeのなかでとりわけ高機能なのはマネージャー層が使う管理ツールです。
プロジェクトメンバーの進捗状況をガントチャートで視覚化する機能や、ダッシュボードやレポート機能、テーブル表示などを備えています。デメリットは運用コストです。有料版は1ユーザーあたり月額9.8ドルとやや高額なので、導入のハードルはやや高いといえます。
Taskworld
TaskworldもWrikeと同様に、タスク管理ツールとプロジェクト管理ツールを融合した高性能で多機能なツールです。Taskworldの特徴は分析機能が充実していることです。
たとえば、タスクにかかった合計時間を瞬時に集計する「タイム計測」や、選択したタスクの進捗状況を円グラフなどで見える化する「アナリティクス」などの分析機能があります。経営者やプロジェクト管理者がこれらを使いこなせば、業務を大幅に効率化することも可能です。
タスク管理ツールで業務効率アップ
タスク管理ツールには個人向けに適したものと、チームや企業への導入に適したものの2種類があります。目的に応じてタスク管理ツールを選びましょう。
初めのうちは慣れない部分もあるでしょうが、使い方を覚えればタスク管理ツールのすばらしさを実感することでしょう。タスク管理ツールで個人の仕事やプロジェクトの進捗などを管理して、業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
